Common Ground zonder sprookjes: wat werkt écht in de praktijk?

Negen jaar na de start van Common Ground is het programma harder nodig dan ooit. Druk van de buitenwereld, druk op gemeentelijke budgetten en techleveranciers die gemeenten in een wurggreep hebben. Toch staan veel gemeenten nog aan het begin van de overstap. En dat komt niet alleen door de praktische kant. De sprookjes die rondgaan over Common Ground helpen niet mee. Daarom een heldere blik op de stap naar Common Ground. Wat werkt wel?

Van silospaghetti naar nette lijnen

Het kerndoel van Common Ground: de burger beter bedienen en het werk voor gemeenteambtenaren makkelijker maken. Met moderne ICT-voorzieningen, zonder silo’s met spaghettikoppelingen, zonder datakopieën, met autonomie voor gemeenten. 

Nu sla je door alles-in-één pakketten, datakopieën en afhankelijkheid van je leverancier een doodlopende weg in. En dat is precies waar Common Ground 180 graden de andere kant op gaat.

Common Ground is ook bedoeld om kennis, best practices en oplossingen te delen. Iets wat door gemeente A gebouwd is, moet ook bruikbaar zijn voor gemeente B, C en D.

Wel zien we vaak dat ervan uitgegaan wordt dat ‘mijn situatie’ te uniek is om van gezamenlijk ontwikkelde software gebruik te maken. Terwijl er in de meeste gevallen prima gedeeld kan worden.

Common Ground in context: de boze buitenwereld

Een andere grote fout zou zijn om Common Ground als losstaand programma te zien. De wereld draait door en dat lijkt steeds sneller en wispelturiger te gebeuren.

Onder de Trump-regering in de VS is het gevaar van de verlammende ‘rode knop’ dichterbij dan ooit. Zeker omdat gemeenten voor hun hosting en software sterk afhankelijk zijn van Amerikaanse big tech. De stap naar digitale autonomie betekent wegkunnen wanneer je weg wilt. En niet wegkunnen wanneer je leverancier dat toestaat.

Bovendien verstevigt die afhankelijkheid van big tech de vendor lock-in. Gemeenten krijgen te maken met ongunstige contracten en stevige prijsstijgingen. Zo zijn de prijzen voor Microsoft 365-abonnementen per 1 juli gestegen met 5% tot maar liefst 33%. En Microsoft is lang niet de enige.

Binnen gemeenten en gemeentelijke IT

Ook binnen je gemeente is het vaarwater niet rustig. De landelijke overheid heeft meer en meer taken van zich afgegooid. Die zijn allemaal op het bordje van gemeenten terechtgekomen. En de budgetten groeien natuurlijk niet evenredig mee.

En dan is Common Ground niet de enige uitdaging voor de IT- en informatieafdelingen. Met Haven is er een standaard voor cloudonafhankelijke hosting. Het aantal API’s neemt toe en daaraan gekoppeld ook de invoering van de FSC-standaard. Laten we de regelgeving niet vergeten die al geruime tijd bestaat, maar nog altijd voor uitdagingen zorgt. Zoals de Wet open overheid of de AVG.

In de chaos van vandaag lost Common Ground niet al je problemen op. Maar gemeenten die er volop mee bezig zijn hebben meer grip, maken minder fouten en geven minder uit.

Laat je niet afschrikken door Common Ground-sprookjes

Ondanks die voordelen zijn veel gemeenten toch huiverig om de overstap te maken. Het vraagt zeker wat van je organisatie, maar in veel gevallen zijn het sprookjes die verteld worden. Welke?

Een greenfield bestaat niet

Er worden op het gebied van Common Ground regelmatig mooie vergezichten en greenfields geschetst. Alsof de silospaghetti in één keer ontward is of dat ZDS zo, poef, uitgefaseerd wordt. In de realiteit bestaat dat niet. Er is geen enkele gemeente die in één keer naar de ideale situatie kan. Maar dat betekent niet dat je niet die richting uit moet manoeuvreren.

Een slimme volger wordt in no time een achterblijver

Naast de koplopers rekenen veel gemeenten zich tot de ‘slimme volgers’. Zij kijken wat de koplopers doen en profiteren van het fundament dat zij gelegd hebben. Alleen zien we dat slimme volgers vaak niet volgen, maar afwachten. Zo word je snel een achterblijver en daar kan het goed misgaan. 

Niet alleen wordt de overgang naar Common Ground een steeds grotere sprong, je kunt ook serieus in de problemen komen. Common Ground is namelijk een essentiële stap om te voldoen aan de Wet open overheid en de AVG. En om nieuwe applicaties aan te sluiten. Door vooral af te wachten, loop je het risico de wet te overtreden en vast te lopen bij IT-vernieuwing.

Common Ground maakt IT niet complexer

De architectuurplaat voor Common Ground ziet er compleet anders uit dan die van de huidige situatie. Geen silospaghetti meer, maar nette blokjes met keurige lijntjes die over 5 lagen lopen.

Het kan makkelijk lijken alsof dit IT complexer maakt. Maar als je de eerste 3 lagen, de datalaag, servicelaag met API’s en de integratielaag op orde hebt, is het aansluiten van de losse blokjes vele malen makkelijker dan het gebruik van monolithische silo’s.

Common Ground is er juist voor de kleine gemeenten

Door die nieuwe architectuur en de benodigde aanpassingen lijkt het alsof Common Ground alleen weggelegd is voor de grootste gemeenten. Met eigen IT-teams, met resources om de transitie volledig te begeleiden. Juist kleine gemeenten profiteren het meest van Common Ground, zelfs als de overstap meer moeite kost. 

Door de modulaire opbouw van applicaties wordt de afhankelijkheid van leveranciers sterk teruggedrongen. Iets waar kleine gemeenten de meeste last van hebben. Zij hebben niet de inkoopkracht van gemeenten uit de G4, G40 of zelfs M50. Met de loskoppeling komt er meer keuze en dus ook meer macht voor de afnemer.

De stap naar Common Ground: hoe kom je er?

Geloof niet in de sprookjes, gebruik Common Ground om de boze buitenwereld het hoofd te bieden. Dat hebben we leuk gezegd, maar hoe dan? Het goede nieuws is dat het met stapjes kan. Het hoeft én kan niet in één keer. Welke stappen kun je zetten?

Start met overzicht

Welke applicaties zitten er eigenlijk in je landschap? Hoe zijn die gekoppeld? Waar komt de data vandaan? Is dat data die bij de bron vandaan komt of een kopie? Hoe ziet je volledige architectuurlandschap eruit? Hoe ziet je datamodel eruit? Heb je überhaupt een datamodel?

Weten waar je start of wat de volgende stap is met Common Ground begint met weten waar je nu staat. Zo zie je welke applicaties geïsoleerd zijn en makkelijk kunnen worden vervangen. Of waar de meeste datakopieën worden gebruikt en dus een hogere kans op verouderde data en fouten is.

Je kunt hier vaak zelf een heel eind komen. Maar als je hulp nodig hebt met de inventarisatie zijn er genoeg externe partijen die overzicht kunnen scheppen. Vanuit WeAreFrank! bieden we architectuursessies aan. Hierin beantwoorden we één dag lang al je vragen over informatiearchitectuur, integraties en Common Ground.

Pak de kansen die er nu zijn

Loopt er een contract met een bestaande partij af? Is er een proces dat opnieuw ingericht of aangepast moet worden? Wordt er over één bepaalde applicatie veel geklaagd? Is er ineens een wethouder of directeur die iets wil wat aansluit op Common Ground? Starten is vaak de kansen grijpen die zich voordoen.

Sittard-Geleen is daar een heel goed voorbeeld van. Toen zij startten met de overstap keken ze naar welke contracten er afliepen. In plaats van voor meerdere jaren te verlengen, verlengden ze vaak slechts voor een jaar. Zo konden ze veel makkelijker applicaties en infrastructuur migreren naar oplossingen die binnen Common Ground pasten.

Laat het heden bestaan naast de toekomst

Common Ground is niet zwart-wit. Big tech kan bestaan naast open source. Je kunt Zaakgericht werken en de bijbehorende applicaties inzetten naast Zaak- en documentservices. 

Via een toepassing als datavirtualisatie hoeft je data warehouse nog niet de deur uit, maar kun je wel meer data bij de bron ophalen voor inzichten. En voor data die je moet gebruiken in applicaties zet je Haal Centraal naast je gegevensmagazijn.

Van alles-in-één aanbesteding naar losse contracten

Veel aanbestedingen worden nu nog als één geheel uitgezet. Gevolg: het product is onlosmakelijk aan de dienst verbonden. Als je de productkeuze loskoppelt van de dienst, dan geef je jezelf de mogelijkheid om eerst de keuze voor je product te maken. 

Zo zit je niet vast aan een product dat met de leverancier meekomt en dat eigenlijk niet de beste match is. Bovendien geeft dit je de flexibiliteit om na afloop van de aanbestedingstermijn bij het gekozen product te blijven met een andere dienstverlener of precies andersom.

Ontkoppel je applicaties

Het afbreken van de silo’s en het loshalen van de spaghetti begint met ontkoppelen. Je applicaties loskoppelen van het gegevensmagazijn, nieuwe applicaties direct aansluiten op de databron. Ontkoppelen doe je door te koppelen. Maar dan wel met een integratieframework. Zo ben je niet afhankelijk van de leverancier van de applicatie en kun je makkelijker wisselen van aanbieder.

Denk aan de niet-IT-kant

Het kostte Sittard-Geleen 5 jaar om van eerste bewustwording naar actie te gaan. Dat is deels omdat zij een van de eerste gemeenten waren die naar Common Ground gingen. Maar ook omdat de ‘zachte’ kant van Common Ground net zoveel aandacht verdient. Directie, het college en de gemeenteraad, collega’s van andere afdelingen. 

Allemaal worden ze op de een of andere manier geraakt door Common Ground. Vergeet dus niet zaadjes te planten, te enthousiasmeren en mensen mee te nemen. Ga vooral uit van de voordelen die breder zijn dan IT. De burger beter bedienen, het werk voor ambtenaren makkelijker maken, meer grip op de kosten en minder afhankelijkheid.

Integratie als motor achter Common Ground

In de overstap van hoe gemeentelijke IT nu is ingericht naar Common Ground speelt integratie een cruciale rol. Zowel in de koppeling van alle nieuwe applicaties die hun data bij de bron halen, als de verbinding tussen het heden en de toekomst. De gegevensmagazijnen, Zaak- en documentservices en andere StUF-applicaties zijn niet zomaar weg. 

Die zullen nog een tijd bestaan naast de nieuwe setup. Om beide naadloos te laten werken en communiceren heb je integraties nodig die de vertaalslag maken tussen systemen.

Daarnaast is ontkoppelen alleen mogelijk als je applicaties koppelt op een onafhankelijke manier. Gebruik je de ingebouwde API’s en koppelingen van de leverancier, dan zit je toch weer ouderwets met spaghetti in je IT-landschap. En dat is nou net waar we vanaf willen.

Wil je meer weten over hoe integratie je naar Common Ground helpt? Neem dan contact met ons op voor een kennismakingsgesprek of demo van het Frank!Framework.