Sittard-Geleen moderniseert binnen een jaar haar IT-infrastructuur

De gemeente Sittard-Geleen heeft haar IT-infrastructuur met behulp van het Frank!Framework gemoderniseerd. In deze case leggen we uit waarom de gemeente voor het Frank!Framework heeft gekozen en hoe het is gelukt om dit project succesvol in de helft van de tijd af te ronden.

Er zijn verschillende redenen waarom de gemeente Sittard-Geleen behoefte had aan een nieuwe basis voor haar IT-infrastructuur. Ten eerste waren er een paar belangrijke wijzigingen in wetgeving waardoor het noodzakelijk werd voor een nieuw systeem te kiezen. Tevens zorgde verouderde systemen ervoor dat ontwikkeling zo werd geremd dat het echt tijd werd voor een sterk nieuw fundament. Een fundament waardoor toekomstige ontwikkeling veel sneller en stabieler wordt. Met het Frank!Framework is het bovendien veel eenvoudiger om verouderde applicaties met minder risico te vervangen.

De Wet Open Overheid (W.O.O.) en het Common Ground-initiatief zijn de twee belangrijke bestuurlijke redenen waarom de gemeente Sittard-Geleen behoefte had aan nieuwe infrastructuur. Het Common Ground-initiatief moet ervoor zorgen dat applicaties van verschillende overheidsorganen beter met elkaar communiceren. Volgens het Common Ground-initiatief moeten o.a. data en applicaties van elkaar gescheiden worden, iets waar het Frank!Framework specifiek voor is ontwikkeld. Ook is het Frank!Framework open-source, wat vanuit de W.O.O. tegenwoordig voor gemeenten zelfs verplicht is.

De uitdaging

De gemeente Sittard-Geleen heeft meer dan 80 applicaties die via een systeem genaamd Adeptia met elkaar communiceerden. Adeptia is een gesloten systeem, dus niet open-source, waarbij voor iedere wijziging een programmeur van Adeptia moest worden ingeschakeld. Daarnaast was, door jarenlange doorontwikkeling, niet meer inzichtelijk welke koppelingen er allemaal waren. Dat maakte het bijzonder lastig voor de gemeente Sittard-Geleen om huidige, verouderde applicaties te vervangen voor moderne, gebruiksvriendelijke en veilige systemen. 

Het was duidelijk, de gemeente Sittard-Geleen had behoefte aan een significante technologische upgrade. Een systeem dat niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook makkelijker te onderhouden is en die inzicht geeft welke koppelingen er allemaal bestaan. Een grote stap in het realiseren van een verbonden, responsieve en burgergerichte dienstverlening, in overeenstemming met de W.O.O. en de principes van Common Ground.

Selectieproces

De gemeente Sittard-Geleen koos na een zorgvuldig selectieproces voor WeAreFrank! en hun innovatieve Frank!Framework. Daarin zijn ze niet de enige: meer dan 20 verschillende gemeenten, waaronder de gemeente Utrecht, Den Haag en Rotterdam, gingen hen voor. Het framework sluit perfect aan bij de eisen van de W.O.O. en voldoet ook 100% aan de Common Ground-principes.

Het Frank!Framework is open-source. Naast dat dit verplicht is vanuit de W.O.O. biedt dit type software enkele significante voordelen. Zo betaalt de gemeente geen licentiekosten, het framework is gratis te gebruiken en door iedereen aan te passen. De gemeente is zelf eigenaar van de code en heeft geen vervelende vendor lock-in meer. Dit betekent dat ze zelf aanpassingen mogen doen, maar ook een ander bedrijf kunnen inhuren. 

Als de gemeente niet tevreden is met de service, dan kunnen ze eenvoudig overstappen. Dit zit echt in het DNA van WeAreFrank! en iets dat de gemeente Sittard-Geleen erg aanspreekt. De gemeente betaalt geen hoge kosten als ze aanpassingen aan het systeem doen. WeAreFrank! werkt namelijk met eenvoudige servicecontracten. Hierdoor heeft de gemeente altijd zicht op de kosten en komen ze achteraf niet voor vervelende verrassingen te staan.

De keuze voor het Frank!Framework markeerde een fundamentele verschuiving in hoe de gemeente haar IT-operaties benadert. Door te kiezen voor een oplossing die schaalbaar, aanpasbaar en volledig open-source is, positioneert de gemeente zich als een voorloper in het gebruik van geavanceerde technologieën voor openbaar bestuur. 

De implementatie

Als eerste stap werd het Frank!Framework operationeel gemaakt binnen de infrastructuur van de gemeente. Daarna werden stap voor stap de koppelingen uit het verouderde Adeptia-systeem vervangen door koppelingen in het Frank!Framework.

Nu vraag je je misschien af wat het voordeel is van het vervangen van de ene koppeling voor de andere? Het Frank!Framework is een plug-and-play-systeem, waarbij koppelingen via een drag-and-drop-systeem of eenvoudige low-code worden gemaakt. Je hebt dus geen ervaren en vooral dure programmeurs meer nodig. Daarnaast kan de gemeente ervoor kiezen om koppelingen zelf te maken, of WeAreFrank! aan het werk te zetten.

Daniel Langeveld van WeAreFrank! verduidelijkt dit succes:

Bij WeAreFrank! koppelen we systemen, maar onze echte kracht ligt vooral in het ontkoppelen van systemen. We maken inzichtelijk welke koppelingen er zijn, waardoor je verouderde applicaties makkelijker kunt vervangen.

Resultaten 

Op technisch vlak betekende de overstap van het verouderde Adeptia naar het geavanceerde Frank!Framework een grote sprong voorwaarts op het gebied van gegevensuitwisseling en operationele efficiëntie. Nadat alle applicaties in het Frank!Framework waren gekoppeld, werd precies inzichtelijk hoe de systemen met elkaar communiceren. Dit maakt het eindelijk mogelijk om oude legacy-systemen te vervangen door moderne, gebruiksvriendelijke en veilige applicaties.

Toen de basis eenmaal stond waren de koppelingen zo snel vervangen, dat het project slechts 50% van de geplande tijd in beslag nam. Vooraf was op twee jaar implementatietijd gerekend. Binnen een jaar waren de belangrijkste koppelingen echter gerealiseerd. Ook is WeAreFrank! ruim onder het vooraf geraamde budget van 100.000 euro gebleven.

De verbeterde prestaties, stabiliteit en het gebruiksgemak van het Frank!Framework zorgen ervoor dat de medewerkers van de gemeente met nieuwe applicaties kunnen gaan werken. Op termijn zal dit direct bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers, waarmee de gemeente Sittard-Geleen zich positioneert als een vooruitstrevende en responsieve gemeente.

De combinatie van techniek en goede samenwerking

De bewezen techniek van het Frank!Framework is uiteraard belangrijk geweest bij het slagen van dit project. De samenwerking tussen WeAreFrank! en de gemeente is echter een niet te onderschatten factor. Gekenmerkt door heldere communicatie, wederzijds vertrouwen en een grondig begrip van de specifieke behoeften van de gemeente, bleek deze samenwerking doorslaggevend in het realiseren van een soepele en succesvolle technische implementatie. 

En hoe hebben de medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen het project ervaren? 

De samenwerking is goed, de communicatie voelt goed, de informatie-uitwisseling is goed. Dus in alle opzichten is het allemaal goed.

Het mag duidelijk zijn, zowel de gemeente Sittard-Geleen als wij van WeAreFrank! kijken met veel genoegen terug op dit succesvolle project.

Ga aan de slag met het Frank!Framework

De implementatie van het Frank!Framework bij de gemeente Sittard-Geleen door WeAreFrank! illustreert hoe strategische keuzes in IT, gecombineerd met deskundige uitvoering en sterke samenwerking, kunnen leiden tot betere dienstverlening binnen de publieke sector. Daniel Langeveld concludeert: 

Dit project is een uitstekend voorbeeld van de effectiviteit van open-source oplossingen en toont aan hoe deze kunnen bijdragen aan operationele verbeteringen en kostenbesparingen.

Dit succes biedt waardevolle inzichten voor andere gemeenten die een soortgelijke modernisering overwegen.