Gemeente Utrecht pakt Common Ground aan: visie, lef en realisme

De gemeente Utrecht zet groots in op de digitale transformatie via Common Ground. Programmamanager Florent van Wageningen gaf tijdens een presentatie een scherpe en open inkijk in hoe Utrecht dit aanpakt, inclusief de uitdagingen en inzichten die daarbij komen kijken. “We doen dit niet omdat we van Common Ground houden, maar omdat het gewoon moet.”

Waarom Common Ground essentieel is voor Utrecht

Zoals veel gemeenten worstelde Utrecht met een versnipperd en verouderd IT-landschap. "Data wordt eindeloos gekopieerd, systemen communiceren moeizaam en innovatie stokt daardoor," aldus Van Wageningen. De belangrijkste drijfveer achter Common Ground voor Utrecht is duidelijke regie over data, om zo radicaal betere dienstverlening aan inwoners te realiseren met een moderne, transparante en flexibele infrastructuur.

Van ambitie naar uitvoering

Utrecht ging vanaf het begin ambitieus aan de slag. Met een duidelijk programma en een stevige begroting overtuigde men de gemeenteraad van het belang. “Vraag een realistisch bedrag, maar durf vooral ook te investeren,” was het motto. Dankzij deze aanpak ontstond een stabiele meerjarige financiering die ruimte biedt voor structurele vernieuwing.

Realistisch omgaan met obstakels

Niet alles liep volgens het ideale scenario. Toen een essentieel systeem eerder vastliep dan gepland, moest snel geschakeld worden. Utrecht migreerde in ruim één jaar miljoenen documenten en zaken naar een nieuw systeem. Geen directe stap naar Common Ground, maar cruciaal om verdere ruimte te creëren. “Een huzarenstukje,” benadrukte Van Wageningen.

Samenwerking met WeAreFrank!

Utrecht schakelde WeAreFrank! in om oude systemen effectief te verbinden met nieuwe componenten. Met het Frank!Framework werden formulieren gekoppeld aan bestaande én nieuwe zaaksystemen, rekening houdend met toekomstige Common Ground-principes:

• Veilige authenticatie en autorisatie
• Slimme API-vertalingen naar legacy systemen
• Efficiënte communicatie tussen formulieren en backoffice

Waarom hybride voorlopig nog de realiteit is

Ook Utrecht werkt voorlopig nog hybride. Veel systemen zijn nog niet klaar voor een volledige overstap. Dankzij strategische inzet van het Frank!Framework en open source componenten kan de gemeente nu al flinke stappen zetten. "Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen, maar je moet wel ergens beginnen."

Samen organiseren: verantwoordelijkheid eerlijk verdelen

Een belangrijk uitgangspunt in de aanpak van gemeente Utrecht is “samen organiseren”. Open source betekent niet alleen samenwerken, maar ook samen verantwoordelijkheid dragen. In de praktijk blijkt dat veel gemeenten gebruikmaken van open source componenten die maar door een handjevol gemeenten worden onderhouden. Terwijl iedereen ervan profiteert, rust de structurele inzet en financiering vaak nog op de schouders van enkelen. Utrecht pleit daarom voor een eerlijkere verdeling van deze verantwoordelijkheid, zodat alle deelnemende gemeenten niet alleen profiteren, maar ook bijdragen aan het succes en de duurzaamheid van gezamenlijke oplossingen.

Wat levert Common Ground concreet op voor Utrecht?

• Meer grip op processen en data
• Snellere adaptatie aan nieuwe eisen en wetgeving
• Lagere kosten door standaardisatie en open source
• Sterkere positie tegenover leveranciers
• Transparantere en efficiëntere dienstverlening

Volgende stappen naar een gezamenlijke, digitale toekomst

Utrecht blijft vooruitkijken. De gemeente heeft inmiddels, samen met andere partijen in het land, een gestandaardiseerde infrastructuur gerealiseerd met de "Haven+ aanpak", die ook  voor andere gemeenten heel goed inzetbaar is. Samen met andere koplopers werkt Utrecht verder aan verbetering van een hele serie Common Ground-componenten die samen het “platform dienstverlening” vormen: een grote , samenhangende set Common Ground componenten waarmee het basisplatform voor het kunnen leveren van gemeentelijke dienstverlening gerealiseerd wordt. Dit platform krijgt gestaag vorm en is steeds breder inzetbaar. Zoals Florent treffend zei: “We zijn het point of no return allang voorbij.”