5x slim koppelen zodat je mensgerichter werkt
Het verbeteren van de informatievoorziening naar burgers en een effectieve, efficiënte bedrijfsvoering. Twee punten die we continu van gemeenten horen als we naar hun prioriteiten vragen. Vat je ze samen, dan kom je uit op mensgerichter werken.
Goede integratie helpt je daarbij een heel eind op weg. Hoe precies? We hebben 5 scenario's op een rij gezet waarin slim koppelen je mensgerichter laat werken.
Haal je data bij de bron
Data bij de bron. Eén van de pijlers van het Common Ground-programma en een hoofdprioriteit voor gemeenten. We vroegen laatst 30 gemeenten wat hun prioriteiten zijn en data bij de bron stond met stip op één met een 4,1 uit 5.
In de opbouw van het IT-landschap voor gemeenten de laatste 20 jaar was het maken van datakopieën de enige manier. Ieder systeem had zijn eigen silo met zijn eigen data. Gevolg, hoge kosten voor dataopslag en een groter risico op fouten door verouderde data.
Vanuit het Common Ground-programma worden deze silo’s afgebroken en opgezet als losse lagen. Data blijft waar het hoort, dus persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) en de aanvraag van een vergunning in het vergunningensysteem.
Veel applicaties binnen gemeenten werken met data uit de Basisregistratie Personen. Deze kan in de applicatie opgeslagen worden, maar met de Haal Centraal Connector kun je die gegevens rechtstreeks uit de BRP halen met behulp van Haal Centraal. En de Haal Centraal Connector transformeert deze gegevens ook nog, mocht het bijvoorbeeld om een StUF-applicatie gaan die niet om kan gaan met de REST-API van Haal Centraal. Zo werk je zonder kopieën, zonder vertragingen en zonder risico op verouderde data.
Elimineer handmatige processen
Naast data bij de bron blijkt ook het elimineren van handmatige processen een belangrijk focuspunt voor gemeenten. Waarschijnlijk zijn er ook in jouw gemeente nog ambtenaren die op maandagochtend een uitdraai uit een systeem maken. Vervolgens delen ze deze op SharePoint of gaat het op de mail en een andere ambtenaar zet de gegevens dan in het andere systeem.
Niks hiervan wordt gedaan uit onwil, maar voornamelijk omdat ‘het altijd al zo ging’ en mensen geen idee hebben dat het ook anders kan.
Net zoals met datakopieën loop je ook hier het risico op fouten, maar met de toevoeging van AVG-risico’s als er persoonsgegevens in de data zitten. En natuurlijk kost dubbel werk geld. Zeker in een tijd dat gemeenten moeilijk werknemers vinden en budgetten steeds verder krimpen kun je je dit eigenlijk niet meer veroorloven.
Ook hier geldt dat slim koppelen van systemen dit overbodig maakt. Wel makkelijker gezegd dan gedaan, want dit is veel meer een organisatie- en gedragsprobleem dan een IT-probleem. Om meerdere redenen:
- Het identificeren van dit soort overbodig werk is lastig, omdat het zich vaak buiten het zicht van een IT-afdeling afspeelt.
- Medewerkers weten vaak niet dat er mogelijkheden bestaan om een proces te automatiseren.
- Als het wel bekend is, kan er alsnog weerstand zijn. Het wegnemen van taken die mensen al jaren doen wordt nou eenmaal niet altijd goed ontvangen.
Dus de eerste stap hier is niet kijken hoe je systemen koppelt, maar waar handmatig werk zit en hoe je dit zonder tegenstand kunt automatiseren.
Wees flexibel, autonoom en onafhankelijk
Binnen WeAreFrank! zeggen we altijd dat koppelen eigenlijk ontkoppelen is. Door applicaties en systemen met een integratieplatform te koppelen voorkom je dat je bij vervanging soms wel tientallen point-to-point connecties moet omzetten.
In feite isoleer je iedere applicatie in je landschap, waardoor je deze makkelijk aan- of af kunt koppelen. Het geeft je flexibiliteit in je keuzes voor applicaties, want je bent niet gebonden aan de mogelijkheden die ingebouwde API’s bieden.
Daarnaast helpt integratie je ook om autonoom en onafhankelijk te opereren. Je kunt zo iedere applicatie in je landschap makkelijk(er) vervangen. Met de huidige discussie over Amerikaanse technologie zit je dus niet vast aan apps. Zelfs als je van zo’n app gebruikmaakt en de rode knop wordt ingedrukt, dan is de betreffende app loskoppelen en een nieuwe koppelen geen monsterklus.
Die afhankelijkheid speelt trouwens niet alleen bij leveranciers en standaardapplicaties, maar net zo goed bij maatwerk.
Neem de gemeente Súdwest-Fryslân. De koppeling tussen hun Kodision-webformulieren en het DMS Corsa liep via een stukje .NET-code dat ooit door één programmeur was geschreven. Ging er iets mis, dan kon alleen die programmeur achterhalen wat er aan de hand was. Een black box, waarin de gemeente afhankelijk was van één persoon. Inmiddels is die code vervangen door een Frank!Framework-koppeling, waarin de functioneel beheerder zelf ziet wat er gebeurt en berichten ook zelf opnieuw kan versturen.
Koppel de apps van vandaag aan de apps van morgen
Common Ground draait om veel meer dan data bij de bron. Modernisering van de informatievoorziening staat eveneens hoog op de Common Ground-agenda. Het betekent wegmigreren van SOAP/StUF naar moderne applicaties die REST-gebaseerd zijn.
Alleen gaat dat niet pats, boem, in één keer. Dat zou heel fijn zijn, maar eindigen in chaos. De realiteit is dat er dus ‘oude’ applicaties naast ‘nieuwe’ zullen blijven draaien. Applicaties die niet elkaars taal spreken, maar wel informatie en berichten moeten uitwisselen om gemeenten succesvol hun werk uit te laten voeren.
Wil je een brug slaan tussen wat je nu nog in huis hebt en wat de toekomst is, dan is een integratieframework daar bij uitstek het product voor. Voor bijvoorbeeld de overstap van Zaak- en documentservices (ZDS) naar Zaakgericht werken (ZGW) hebben we de Zaakbrug ontwikkeld. Deze vertaalt de output van ZDS naar iets waar ZGW-applicaties mee overweg kunnen en doet dat ook de andere kant op.
Zo kun je op je eigen voorwaarden en eigen tempo je applicatielandschap vernieuwen. En dat zonder dat je medewerkers er last van ondervinden, want zij zien gewoon applicaties die zonder problemen data uitwisselen.
Bereid je voor op de komst van AI
AI, AI, AI, als je de grote softwareleveranciers en analistenbureaus moet geloven, is er niks anders wat ertoe doet. Daar denken gemeenten toch een beetje anders over. Met een 2,7 uit 5 heeft voorbereiden op de komst van AI nog geen heel hoge prioriteit. Niet verrassend, want met de hoeveelheid persoonsgegevens die gemeenten beheren, is AI momenteel nog een risico. Alleen is de vraag niet of AI een rol gaat spelen, maar wanneer.
AI-projecten bij organisaties lopen nu vooral vast op één ding: gebrek aan toegang tot data. Met een goed integratieframework ontsluit je die data wel voor AI. En nog op een veilige manier ook. Want gekoppeld met policies en rechten die je vanuit het framework oplegt, voorkom je dat AI toegang krijgt tot informatie die het niet zou mogen zien. Of erger nog, per ongeluk gevoelige informatie doorgeeft aan een onbevoegde medewerker, burger of ondernemer.
5x slim koppelen, hoe verder?
5 voorbeelden van hoe je met slim koppelen mensgerichter kunt werken. Hoe verder? De belangrijkste vraag die je jezelf kunt stellen is: “Wat heeft echt prioriteit? Waar ligt de meeste winst? Is er laaghangend fruit?” Met het antwoord op deze vragen kun je vervolgens een use case kiezen om mee aan de slag te gaan.
Het grote voordeel van werken met integratie is dat het niet in één keer hoeft. Je kunt beginnen met een aantal systemen koppelen, zodat zij data bij de bron ophalen. Of een handvol processen automatiseren die collega’s nu nog handmatig doen.
Heb je hulp nodig bij slim koppelen of wil je weten hoe jouw gemeente mensgerichter kan werken met behulp van een integratieframework? Neem contact met ons op en we praten je graag bij over de mogelijkheden.
Vragen over deze case?
Neem contact op