Gevangen in je eigen software: hoe je als gemeente de controle terugkrijgt

Het telefoontje komt op maandagmorgen binnen bij een organisatie. De prijzen gaan met 150% omhoog. “U tekent het nieuwe contract, of we stoppen de dienstverlening,” is de boodschap. Deze organisatie maakt al jarenlang gebruik van deze integratiepartij, maar dit gaat wel erg ver.

Ik zie dat organisaties en ook gemeenten steeds vaker gevangen zitten in hun eigen IT-keuzes van jaren geleden. De prijzen gaan omhoog, maar voor de service geldt regelmatig het omgekeerde. Waar is de uitweg?

Je weet het misschien nog niet, maar je zit gevangen

Veel gemeenten herkennen het probleem. Ze maken gebruik van allerlei software die essentieel is voor hun dienstverlening. Maar ze kunnen niet makkelijk overstappen naar een andere leverancier. Ook niet als de service tegenvalt en de prijzen stijgen. 

Het probleem van deze vendor lock-in wordt versterkt door de manier waarop traditionele systemen zijn ontworpen: data zit 'opgesloten' in applicaties. Wil je van leverancier wisselen? Dan moet je niet alleen nieuwe software implementeren, maar ook een complexe migratie doorlopen waarbij alle data moet worden overgezet.

Veel gemeenten die ik adviseer zien dit als een onoverkomelijke hindernis. Ze blijven hangen in dure contracten omdat het alternatief - een grote migratie - nog duurder lijkt.

Gerommel in de wereld maakt uitbreken urgenter

De laatste jaren is er nog een dimensie bijgekomen. Veel gemeenten en overheidsorganisaties realiseren zich dat ze afhankelijk zijn van Amerikaanse softwareleveranciers voor hun meest kritieke systemen. En dat terwijl het in de wereld harder rommelt dan ooit. 

Steeds vaker hoor ik de vraag: “Zijn we nog wel baas over onze eigen data?” Dit gaat niet alleen over kosten, maar over digitale soevereiniteit - de mogelijkheid om zelf te bepalen waar data staat en wie er toegang toe heeft.

Common Ground: de richtlijnen zijn er al

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten herkent dit probleem en pakt het actief aan met Common Ground. Dit initiatief draait om vijf kernprincipes:

1. Data en applicaties loskoppelen - Data wordt centraal gezet en via API's toegankelijk gemaakt.
2. Open standaarden en open source - Samenwerken op basis van open technologie.
3. Samen ontwikkelen - Niet iedere gemeente hoeft het wiel opnieuw uit te vinden.
4. Gebruiker centraal - IT vanuit behoeften van burgers en ambtenaren.
5. Modulair en vervangbaar - Losse onderdelen die je kunt vervangen.

Een van de mooiste aspecten van Common Ground vind ik dat gemeenten elkaar gaan helpen. Waar ze vroeger allemaal hetzelfde probleem apart probeerden op te lossen, delen ze nu kennis en oplossingen.

Dat past uitstekend bij het open source-model: software wordt gratis weggeven, maar dienstverlening blijft betaald. Voor leveranciers betekent het dat ze moeten concurreren op kwaliteit van service, niet op het gevangen houden van klanten.

Het resultaat? Betere service, omdat leveranciers hun klanten echt tevreden moeten houden om ze te behouden.

Waarom nu het moment is

De komende jaren moeten gemeenten steeds meer doen met minder geld. De noodzaak om slim met IT-kosten om te gaan is groter dan ooit. De transitie naar open source en open standaarden is een investering die zich op termijn terugbetaalt.

Over vijf tot tien jaar zal het IT-landschap er heel anders uitzien. Organisaties die nu de stap zetten naar open, modulaire systemen hebben straks de flexibiliteit om snel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.

Ze kunnen kiezen voor de beste leverancier voor elke dienst, zonder zich zorgen te maken over vendor lock-in. Ze hebben controle over hun data en kunnen zelf bepalen waar het staat en wie er toegang toe heeft.

Mijn favoriete onderdeel van deze benadering: je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Met de juiste integratiestrategie kun je stap voor stap migreren.

Met data-integratie wordt het behapbaar

Hier komt de kracht van goede data- en applicatie-integratie naar voren. In plaats van een 'big bang'-migratie waarbij je alles tegelijk vervangt, kun je een geleidelijke overgang maken.

Je vernieuwt een deel van je IT-landschap en houdt de rest nog even bij het oude. Met integraties zorg je er vervolgens voor dat je oude systemen met je nieuwe systemen kunnen praten.

Bij WeAreFrank! hebben we hier meerdere oplossingen voor gebouwd.

Neem de Zaakbrug. Gemeenten kunnen daarmee overstappen naar Open Zaak (het nieuwe open source-zaaksysteem) en de rest van hun verouderde applicaties gewoon behouden. De Zaakbrug maakt de vertaling tussen de oude STUF-standaard en de nieuwe ZGW-standaard die Open Zaak gebruikt.

Het mooie is dat er voor medewerkers hierdoor niets verandert. Zij kunnen gewoon doorwerken met hun vertrouwde applicaties en achter de schermen wordt alle data correct verwerkt.

Hetzelfde principe geldt voor Haal Centraal. Met de Haal Centraal Connector kunnen gemeenten via Haal Centraal direct data ophalen bij de bron. Ondertussen kunnen ze gewoon blijven werken met hun systemen die nog een DDS verwachten. De Haal Centraal Connector doet namelijk net alsof die DDS er nog is. 

Zo kun je jouw stap naar de toekomst als gemeente in stapjes zetten.

Praktische stappen op weg naar vrijheid

Voor organisaties die uit vendor lock-in willen stappen, zijn er concrete stappen:

1. Inventariseer je afhankelijkheden. Waar zit je vast? Welke systemen zijn het moeilijkst te vervangen?
2. Begin met integratie. Creëer een integratielaag die je systemen ontkoppelt. Dit maakt toekomstige wijzigingen veel eenvoudiger.
3. Kies voor open standaarden. Nieuwe systemen moeten op open standaarden gebaseerd zijn, zodat je later makkelijker kunt wisselen.
4. Plan gefaseerd. Vervang niet alles tegelijk, maar werk stap voor stap aan modernisering.

Klaar om de stap te zetten naar digitale onafhankelijkheid?

WeAreFrank! helpt organisaties met data- en applicatie-integratie die de overgang naar open systemen mogelijk maakt. Of het nu gaat om de Zaakbrug voor Common Ground, koppelingen met Haal Centraal of migraties van bestaande systemen - het open source Frank!Framework biedt de flexibiliteit die je nodig hebt.