Webformulieren- en documentmanagementsysteem spreken nu dezelfde taal in Súdwest Fryslân

Veel gemeenten verbinden hun webformulieren direct met een documentmanagementsysteem. Speciaal voor deze toepassing heeft WeAreFrank! een module ontwikkeld. In deze case laten we zien hoe we voor de gemeente Súdwest Fryslân een nieuwe koppeling tot stand brachten tussen de webformulieren-applicatie van Kodision en het documentmanagementsysteem Corsa. 

De applicaties waren door de gemeente zelf door middel van .NET met elkaar verbonden. Hoewel deze oplossing werkte, had de gemeente Súdwest Fryslân behoefte aan een oplossing die voldoet aan de eisen van deze tijd en de standaarden voor Common Ground.

Met als basis van haar innovatieve Frank!Framework, ontwikkelde WeAreFrank! samen met de gemeente Súdwest Fryslân de Webformulieren verwerker. In deze module koppel je eenvoudig de data tussen de twee applicaties. Op het dashboard zie je direct als een koppeling niet werkt. Verder geeft deze oplossing de gemeente de vrijheid om in de toekomst makkelijker van documentmanagement- of webformulieren-systeem te wisselen, of andere applicaties aan te haken.

De drijvende kracht achter dit project

Súdwest Fryslân had verschillende redenen om de Webformulierenverwerker te ontwikkelen. Eduard Witteveen, Adviseur informatiebeheer en innovatie bij de gemeente, was de oorspronkelijke ontwikkelaar van de .NET-koppeling. Hij nam het initiatief voor deze verandering. Als ervaren professional zag hij in dat een dergelijke koppeling niet meer van één persoon afhankelijk kan zijn. Er was behoefte aan een beheerbaar en gebruiksvriendelijk systeem.

Bij de .NET-oplossing was de gemeente voor iedere kleine storing afhankelijk van een programmeur. Dit was niet alleen inefficiënt, maar zorgde soms voor vertragingen in de verwerking van webformulieren. Dit kon zelfs leiden tot vertraging in de dienstverlening van de gemeente. 

Met de oplossing van WeAreFrank! kan een functioneel beheerder van de gemeente zonder uitgebreide technische kennis koppelingen maken en herstellen. Op het WeAreFrank! dashboard is inzichtelijk hoeveel berichten door de applicatie heen gaan. Mocht bepaalde data niet doorkomen, dan kan de functioneel beheerder direct aan de bel trekken.

Ten slotte wilde de gemeente Súdwest Fryslân een oplossing die ook in de toekomst eenvoudig is aan te passen aan nieuwe technologieën en systemen, mochten zij Kodision of Corsa ooit willen vervangen.

De Webformulieren verwerker

De gemeente Súdwest Fryslân had al ervaring met het Frank!Framework, het integratieplatform van WeAreFrank!, en dat bevalt hen goed. Het was dus ook niet vreemd om WeAreFrank! te vragen om de webformulieren verwerker te ontwikkelen. 

Jaco de Groot van WeAreFrank! vertelt: “Bij de ontwikkeling van de Webformulieren verwerker was het belangrijk om flexibiliteit als uitgangspunt te nemen. De bedoeling was natuurlijk dat de oplossing zou werken voor de huidige systemen, Kodision en Corsa, maar met een kleine aanpassing ook te gebruiken is voor andere systemen. Dus als een gemeente wel Corsa gebruikt, maar een andere tool voor het creëren van webformulieren, hoeven zij alleen dat specifieke deel van de Webformulieren verwerker aan te passen.” 

Een ander belangrijk punt, het verbeterde inzicht in de datastromen, is ook aangepakt: “In tegenstelling tot de .NET-oplossing, biedt de Webformulieren verwerker functioneel beheerders de mogelijkheid om actief datastromen te beheren en te monitoren. Zij zijn dus minder afhankelijk van programmeurs en kunnen zelf reageren op fouten of problemen.”

Soepele koppeling

Voor de gemeente Súdwest Fryslân was het verbinden van Kodision (het systeem voor het creëren van webformulieren) met Corsa (het documentmanagementsysteem) erg belangrijk, maar tijdens dit proces stuitten ze ook op specifieke technische uitdagingen. Jaco zegt daarover: “Eén van de grootste uitdagingen was het afstemmen van de manier waarop Corsa omgaat met de verwerking van gegevens: dit gebeurt in sessies. Daarbij moeten alle gegevens in één sessie aangeleverd worden. Daardoor moest de Webformulieren verwerker zó worden ontworpen dat iedere inkomende aanvraag correct verwerkt werd binnen de sessiestructuur van Corsa. Dat was nog best een puzzel.” Hij gaat verder: “Zonder Eduards input, specificaties en inzichten hadden we de Webformulieren verwerker niet zo goed kunnen bouwen.” 

Iteratief testen en verbeteren

Na de implementatie van de Webformulieren verwerker in een testomgeving volgde het integratieproces. “Dat hebben we iteratief aangepakt,” geeft Jaco aan. “Bij iedere testfase kwamen er kleine foutjes aan het licht en konden we verbeteringen doorvoeren. Door deze aanpak verliep de uiteindelijke implementatie in de productieomgeving soepel en zonder grote problemen.” 

Daarbij was een naadloze gebruikerservaring belangrijk: niet alleen voor de burgers die formulieren indienden, maar ook voor de functioneel beheerders. 

Bij de ontwikkeling hield WeAreFrank! ook al rekening met toekomstige veranderingen of uitbreidingen. “De Webformulieren verwerker is zo ontworpen dat de gemeente niet vastzit aan één bepaald systeem of technologie. Dat is niet alleen handig voor hen, maar ook voor andere gemeenten die de Webformulieren verwerker willen inzetten. Gebruiken zij bijvoorbeeld wel Corsa, maar een andere generator voor webformulieren dan Kodision, dan hoeven zij enkel dat deel van de Webformulieren verwerker aan te passen. En daarmee besparen zij veel tijd en geld,” vult Jaco aan.

Common Ground

De Webformulieren verwerker sluit naadloos aan bij de principes van Common Ground. Jaco licht toe: “De Webformulieren verwerker is volledig open-source en staat gewoon in de repository op GitHub. Daardoor is het voor andere gemeenten eenvoudig dit systeem te gebruiken en aan te passen aan hun behoeften. Die herbruikbaarheid door anderen en de schaalbaarheid en flexibiliteit van het component passen ook volledig in de Common Ground-principes.” 

Zelf aan de slag met de Webformulieren verwerker?

Jaco erkent dat de ontwikkeling van de Webformulieren verwerker een doorlopend proces is: “Het component is nog niet zo generiek dat je het zonder enige aanpassingen een ander systeem zou kunnen aansluiten. Maar het idee is wel dat we steeds meer ondersteuning voor andere front-end applicaties inbouwen.” 

Wil je zelf aan de slag met de Webformulieren verwerker? Neem dan contact op met Eduard van de gemeente Súdwest Fryslân. Of met ons, dat mag natuurlijk ook! We staan open voor samenwerking en bieden je graag ondersteuning bij het implementatieproces!